Skræddersyede værktøjer, der letter jeres dagligdag
Avanceret, kvalitetssikret telefonpasningssystem
Onlineprogram, hvorfra I kan følge vores arbejde
Kundeapp, der gør det nemt at håndtere vores beskeder
Få mest muligt ud af vores samarbejde
Nyd godt af vores kvalitetsfokus
Vores avancerede telefonsystem er skræddersyet til vores kunders behov og er med til at sikre, at vi kan levere maksimal kvalitet i vores telefonpasning.
Overblik sikrer fokus på ”den gode samtale”
Hver gang vi modtager et opkald til jer, får vores receptionister automatisk et fuldstændigt og overskueligt overblik på skærmen over jer som kunde, så de straks kan se, hvad de skal gøre. På den måde kan de koncentrere sig om den gode samtale og give jeres kunder den bedst mulige oplevelse – hver gang.
Hurtig betjening af jeres kunder
Vores telefonsystem viser os en oversigt over, hvilke af jeres medarbejdere der er ansvarlige for hvad, og hvornår de er ledige. Det gør det nemt og hurtigt for os at se, hvem hos jer der skal have hvilke opkald og beskeder, og på den måde kan vi betjene jeres kunder hurtigt og med færrest mulige misforståelser.
Præcise beskeder uden fejl og mangler
Vi kan indtaste vores besked til jer direkte i vores telefonsystem, mens vi taler med jeres kunder. Det sparer tid og hjælper os med at undgå unødvendige fejl. Og vores system sørger for, at vi inkluderer præcis de informationer, I ønsker i beskederne, ved at vi først kan sende beskederne, når vi har indtastet det hele.
Følg med i jeres opkald via vores onlineprogram
Med vores populære, gratis onlineprogram MyTopCall kan I via jeres helt eget kontrolpanel følge med i, hvordan det går med jeres telefonpasning hos os inklusive:
Vores app gør det nemt for jer at håndtere vores beskeder
Vores kundeapp er skræddersyet til vores kunders behov og integreret med vores telefonsystem og onlineprogram MyTopCall. Det betyder, at I:
På en superenkel og overskuelig måde kan håndtere de beskeder, I modtager fra os direkte fra app’en
Jeres medarbejdere nemt og hurtigt kan holde deres kalendere opdaterede
Sikrer jer, at vi til enhver tid kan viderestille opkald og sende beskeder til jeres rette medarbejdere.
Sådan arbejder vi løbende på at minimere ventetiden for jeres kunder
Det hænder ofte, at vores kunder har en forventning om, at vi kan besvare alle deres opkald med det samme. Det kan vi også i langt de fleste tilfælde, men ved uventede peaks eller i spidsbelastningsperioder kan der opstå kø på vores linjer.
Vi kan desværre ikke bemande vores telefonpasning, så vi kan være 100% sikre på, at vi kan besvare alle opkald med det samme, da det ville indebære, at vi skulle have en dobbelt så stor bemanding og næsten dobbelt så høje priser for vores telefonpasning.
Her kan I se, hvad vi gør for at holde ventetiden nede
Vi frigør ekstra receptionister med det samme
Vores teamleder holder konstant øje med, om der er kø ved telefonerne. Hvis køen bliver for lang, afbryder hun den løbende træning og videreuddannelse, der altid finder sted for nogle af vores receptionister eller allokerer vores administrative medarbejdere til at passe telefonerne.
Vi indkalder ekstra receptionister ved uventede udsving
Vores kapacitetsplanlægger har som sin vigtigste opgave at holde løbende øje med vores eget interne kontrolpanel, som viser, hvordan det totalt set går med ventetiderne og antal mistede opkald. Han indkalder vores ekstra deltidsreceptionister eller sender nogle af receptionisterne hjem, lige så snart han kan se, at ventetiderne udvikler sig anderledes end vores forventninger, eller vejrudsigten ændrer sig.
Vi beregner kapaciteten ud fra den konkrete historik
Vores kapacitetsplanlægger beregner løbende vores fremtidige forventninger til antal opkald baseret på historiske tal og tager hensyn til sæsoner, årstider, helligdage og opad- eller nedadgående tendenser i markedet og hos vores kunder. Herudfra udfører han gennemsnitsberegninger, der viser, hvor meget bemanding vi skal have i hvilke perioder og kalkulerer med, at der opstår sygdom hos vores kunder og hos os selv, så vi kan have ekstra kapacitet klar, hvis det bliver nødvendigt.
Vi har den mest optimale stab af ekstra receptionister
Sidst men ikke mindst bruger vi krudt på at have det mest optimale antal deltidsreceptionister, som vi kan trække på. Har vi for få, er det et problem, fordi vi kan risikere at mangle receptionister i spidsbelastningsperioder, og har vi for mange, bliver deltidsreceptionisterne i praksis kaldt på arbejde for sjældent til, at de kan levere en tilstrækkelig kvalitet i de opkald, som de besvarer.
Alt i alt er vores optimering af bemandingen en balancekunst, som vi bruger mange ressourcer på at mestre, og vi håber på jeres forståelse i de tilfælde, hvor vi bliver ramt af uventede forhold, som er uden for vores kontrol.
