Følg med i jeres opkald via MyTopCall

Gennemgang af jeres kontrolpanel i MyTopCall

Følg med i jeres opkald via vores onlineprogram

Efter at vi fik nyt telefonsystem, var det naturligt for os at videreudvikle vores populære, gratis onlineprogram MyTopCall. Her kan I via jeres helt eget kontrolpanel følge med i, hvordan det går med jeres telefonpasning hos os, inklusive hvor mange nye kunder vi tager imod på jeres vegne, og hvor mange beskeder vi sender til jer. I kan se jeres opkaldsstatistikker inkl. antal kald, samtaletider, ventetider og mistede kald, og I kan se udviklingen i opkaldene pr. dag henover en periode.

Værdifulde oplysninger på jeres kontrolpanel

Nedenfor er en kort gennemgang af de informationer, som vi har gjort tilgængelige for jer på MyTopCall via jeres kontrolpanel. Vi opfordrer til, at I læser det, så I kan få et præcist billede af vores telefonpasning for jer og opleve den gennemsigtighed, vi tilbyder, hvor vi synliggør kvaliteten og omfanget af vores arbejde. Allerøverst kan I vælge den periode, som I ønsker at se oplysningerne for.

NYE KUNDER
Viser antal nye kunder, som ringer til jer for første gang, og hvor I derfor kan glæde jer over, at de ikke møder en telefonsvarer, men at vi har mulighed for at viderestille eller tage imod besked – og give jeres nye kunder en god oplevelse. Vores markering af opkald fra nye kunder forudsætter naturligvis, at det bliver tydeligt for os i løbet af samtalen, at de er nye kunder.
TOTAL ANTAL SENDTE BESKEDER
Viser antal beskeder, som vi har sendt til jer.
BESKEDER SENDT TIL APP’EN
Viser antal beskeder, som vi har sendt til jer på jeres app.
BESKEDER SENDT SOM SMS
Viser antal beskeder, som vi har sendt til jer som SMS.
BESKEDER SENDT SOM E-MAIL
Viser antal beskeder, som vi har sendt til jer som e-mail.
OPKALD
Viser antal opkald til jer.
MISTEDE OPKALD > 15 S
Viser, hvor mange af jeres kunder der vælger at lægge på efter 15 sekunders ventetid. Når der er gået 15 sekunder, bliver jeres kunder mødt af en velkomsthilsen fra jeres firma efterfulgt af dæmpet musik. De opkald, hvor kunderne lægger på efter 15 sekunder, tæller som almindelige kald i vores prisstruktur. At man også skal betale for mistede kald er almindelig kutyme i markedet og indebærer, at vi som udbyder kan holde vores prisniveau 5-10 procent lavere, end det ville have været, hvis I udelukkende skulle betale for antal besvarede kald.
MISTEDE OPKALD =< 15 S
Viser, hvor mange der vælger at lægge på, før de har ventet i 15 sekunder og er blevet mødt af en personlig velkomsthilsen fra jeres firma. Personerne bag disse opkald er typisk private kontakter eller interne medarbejdere, som kan høre, at tonen skifter, eller der lyder et lille klik, når opkaldet automatisk viderestilles fra os til jer. Det er en klar fordel, at disse opkald bliver afbrudt inden 15 sekunder, da vi som de eneste på markedet IKKE fakturerer for mistede opkald, før der er gået 15 sekunder.
VOICEMAIL
Viser, hvor mange af jeres kunder der lægger besked på vores telefonsvarer uden for vores åbningstid. Disse kunder bliver mødt med en velkomsthilsen fra jeres firma og en opfordring til at lægge en besked. Vi aflytter beskederne på telefonsvareren som det første, når vi møder på arbejde næste morgen og håndterer beskederne som almindelige opkald. Derfor tæller beskederne som almindelige opkald i vores prisstruktur. Vi fakturerer ikke for opkald, som afbrydes, inden telefonsvarerbeskeden er afspillet færdig.
GNS TALETID
Viser, hvor lang tid vi i gennemsnit har talt med jeres kunder. Det er i vores fælles interesse, at vores gennemsnitlige taletid er så lav som mulig, da taletiden er et udtryk for, hvor gode vi er til at tale med jeres kunder. Jo kortere taletid, jo bedre styring og fokus har vi i samtalen, så vi får guidet jeres kunder venligt og præcist - og de får den bedst mulige oplevelse. Hvis I oplever, at den gennemsnitlige taletid er stigende eller for høj, hører vi meget gerne fra jer, da det kan være et udtryk for, at der er noget, vi kan gøre bedre.
GNS VENTETID
Viser, hvor lang tid jeres kunder i gennemsnit skal vente, inden vi besvarer opkaldene. Det er ofte tilfældet, at vores kunder har en forventning om, at vi kan besvare alle deres opkald med det samme. Det kan vi også i langt de fleste tilfælde, men ved uventede peaks eller i spidsbelastningsperioder kan der opstå kø på vores linjer. Vi kan desværre ikke bemande vores telefonpasning, så vi kan være 100% sikre på, at vi kan besvare alle opkald med det samme, da det ville indebære, at vi skulle have en dobbelt så stor bemanding og næsten dobbelt så høje priser for vores telefonpasning.

Allernederst på jeres kontrolpanel kan I se en graf, der viser udviklingen i den valgte periode over antal opkald, som vi har taget imod på jeres vegne. De gule søjler er opkald fra nye kunder, mens de blå søjler er opkald fra eksisterende kunder og øvrige virksomheder eller personer.

Gennemgang af øvrige muligheder i MyTopCall

Gør det nemt at overskue og styre vores telefonpasning

Udover jeres kontrolpanel tilbyder vi en lang række muligheder, for at I kan få indsigt og det fulde overblik over vores telefonpasning via vores onlineprogram MyTopCall. I kan se komplette lister over jeres opkald og vores beskeder til jer, ligesom at I kan redigere jeres medarbejderes kontaktdata, oprette/slette medarbejdere, markere lukkedage i kalenderen og distribuere vores app til jeres medarbejdere. Nedenfor er en kort gennemgang af de informationer, som vi synliggør for jer på MyTopCall via menuen øverst på forsiden. Vi opfordrer jer til at læse det for at få det optimale ud af vores samarbejde. Til venstre i skærmbilledet kan I allerførst vælge den periode, som I ønsker at se oplysningerne for.

Opkald

Viser en komplet oversigt over de opkald, vi har modtaget på jeres vegne.

For hvert opkald kan I se, hvilket nummer der er ringet fra hvornår, hvor lang tid kunden har ventet (ventetid), og hvor lang tid samtalen har varet (taletid). I kan også se, om vi har sendt en besked til jer på basis af opkaldet og læse beskeden direkte her.

Beskeder

Viser en komplet oversigt over de beskeder, vi har skrevet til jer.

For hver besked kan I se navnet på den person, der har ringet, hvem beskeden er stilet til hos jer (afdeling eller person), hvornår vi har sendt beskeden til jer, og I kan læse indholdet af hver besked.

I får desuden et grafisk overblik over antal beskeder pr. dag den seneste uge – og en markering af hvor mange af jeres beskeder, der er ulæste.

Medarbejdere

Viser en komplet oversigt over jeres medarbejdere, som skal modtage beskeder eller have viderestillet opkald.

Her kan I oprette eller slette medarbejdere, tilføje eller redigere deres kontaktinformationer og i det hele taget bevare overblikket, så I sikrer, at vi har adgang til de rette oplysninger om jeres medarbejdere.

Fra dette skærmbillede kan I desuden allokere vores nye app til hver enkelt medarbejder og se deres kalendere. Og I kan se, om medarbejderne modtager beskeder på e-mail, SMS eller via vores app.

Ansvarsområder

Viser en oversigt over jeres ansvarsområder, og hvilke medarbejdere der er tilknyttet hvert ansvarsområde i prioriteret rækkefølge.

Her kan I oprette og slette ansvarsområder, tildele hver medarbejder et ansvarsområde og prioritere, hvilke medarbejdere der skal have beskederne eller opkaldene for hvert område. I kan også vælge, at alle beskeder skal sendes til én medarbejder.

Konto

Firmaoplysninger: Viser en oversigt over kontaktoplysningerne for jeres firma og vores primære kontaktperson hos jer.

Fakturering: Viser en oversigt over vores månedlige fakturaer til jer sammen med faktureringsbetingelserne.

Jeres TopCall-produkter: Viser, hvilke ydelser I har købt hos os til hvilke priser. Herudover kan I definere, om I ønsker ekstra obligatoriske felter i vores beskeder til jer, og I kan vælge, hvordan vi skal håndtere telefonsælgere på jeres vegne.

Velkomsthilsen og Call Scripts: Viser, hvilken velkomsthilsen vi giver jeres kunder, og hvilke spørgsmål og gode sætninger vi benytter for at skabe den bedst mulige samtale.

Helligdage: Viser, om I holder åbent eller lukket på helligdage. Her kan I frit definere lukkedage efter jeres eget valg. I kan desuden vælge, hvad der skal ske med jeres opkald, når I holder lukket.